活用シーン

ジョブマネージメントシステムで プロジェクト管理を効率化
業務の流れを見える化して、 日々の作業を明確に
部下や業務を管理して、生産性向上


こんなお悩みありませんか

上記のお悩み、ジョブマネージメントシステムが解決します

アドバイザー

実際にジョブマネージメントシステムを利用している場面を見てみましょう


活用シーン一覧


PHASE 01
プロジェクトの開始

画像名
マネージャー

会社HPに新しく開発した製品の紹介ページを作成するプロジェクトが開始します。
2週間後にレビューを行うので、それまでに一通り完成させるように

スタッフ1
スタッフ1

まずはHP作成のための作業を洗い出そう。

スタッフ2
スタッフ2

作業が出せたので、担当者の割り振りと期限を決めよう。

Point
親子関係があるタスクは関係がわかるようにすると◎
直接システムに入力しても良いですが、 タスクを洗い出すときは一度Excelなどで管理するとスムーズです。

PHASE 02
洗い出したタスクをジョブとして単票画面から入力

スタッフ1
スタッフ1

さっきExcelでまとめた作業をジョブ単票に登録しよう。

スタッフ2
スタッフ2

今回はプロジェクト業務だからプロジェクトを指定して、赤マークの必須項目を入力。

Point
ジョブの概要だけではなく、優先度・期限・難易度などの設定で、
日々の進捗を細かく管理できる親ジョブと子ジョブに分割して登録しましょう。
定期定期に実行するジョブであれば、繰り返し周期を設定しましょう。

PHASE 03
ダッシュボードでその日の業務を確認
ワークフローの確認

スタッフ1
スタッフ1

今日はどのジョブから着手すればいいんだっけ。マネージャーに確認しないと。

アドバイザー
アドバイザー

ダッシュボードを見れば一目でわかります。
優先度と期限に応じて色分けがされているので、どのジョブから着手すればよいかすぐにわかります。

スタッフ1
スタッフ1

ダッシュボードでその日やるべきジョブが分かるから、
これで何をやっていいかわからないと悩むことがなくなりますね。

PHASE 04
疑問点を回付機能で質問
ジョブの終了で更新

Point
ジョブが終了したらその都度、ジョブ単票を更新
スタッフ1
スタッフ1

テキスト作成のジョブが終了したので、
ステータス・実績作業時間・進捗率を変更して更新、ジョブを完了にしよう。

スタッフ2
スタッフ2

作業で詰まってしまった部分があるんだけど、どうしたら良いんだろう?

アドバイザー
アドバイザー

細かい作業の疑問点なら回付機能を使って質問等しましょう。
担当者が入院してしまったなど大きな課題は
「課題」カテゴリとして新たにジョブ単票から登録して解決すると良いでしょう。

スタッフ2
スタッフ2

今回はレイアウト作成にあたって気になるところがあるので、回付機能を使います!
ファイルの添付もできるのは便利ですね。

マネージャー
マネージャー

ワークフローに回付が来てますね。この機能のおかげで、疑問点や課題がすぐにわかるので助かります

Point
ただし回付にはアラート等通知機能はないので、
緊急性の高いものはSlack等で連絡を入れておくとよいかもしれません

PHASE 05
毎日の進捗状況を簡単に確認
ガントチャートでプロジェクトの毎日の進捗を一覧で簡単に確認

マネージャー
マネージャー

今日は定例会がない日だけど、進捗状況を把握したい。
一人一人に連絡するのも手間だし、どうしようかな。

アドバイザー
アドバイザー

ガントチャートではプロジェクト全体の進捗が可視化できるようになっています
ステータスを完了以外にすることで、取り組んでいる、あるいはこれから取り組むジョブがすぐにわかります
またステータスを空欄にすると、プロジェクトの全ジョブが表示されます
完了したジョブがグレーアウトされるので、全体像を把握したいときはこちらの設定で表示しましょう

マネージャー
マネージャー

ガントチャートがあれば、プロジェクト全体の進捗を把握できるので、便利ですね。
これで安心して進めることができます。
期限切れのジョブがあるな。回付が来てないか確認しよう。

PHASE 06
遅れているジョブの原因を特定

マネージャー
マネージャー

レイアウト作成で期限切れになっているジョブが一つあるな。
詳細を開いて原因を調べないと。

マネージャー
マネージャー

単票にコメントが更新されてるな。JavaScriptの記述でわからないところがあるみたい。
これがネックで進んでいないんだな。このままだと進捗が遅れていくばかりだから、手を打たないと。

PHASE 07
原因を解決

Point
原因が判明したら、新しいジョブを作成して課題解決を行いましょう。
マネージャー
マネージャー

先に他のページレイアウトを進めてもらおう。
その間に、詰まっている箇所の調査は作業が一段落しているメンバーにお願いしよう。
新しくジョブを作成して、スタッフ1に任せよう。

アドバイザー
アドバイザー

このように毎日ガントチャートを確認することで、進捗の遅れにすぐに対応することができます。
すぐに対処できる内容であれば、
新しいジョブを作成し、担当者を割り当てて、対応してもらうとよいでしょう。
すぐに対処できない場合は、新しく課題カテゴリを作成して、課題としてジョブを登録するとよいです。

マネージャー
マネージャー

これで一先ず大丈夫だろう。
明日また確認して進捗の遅れが出ていたら、スケジュールを組みなおす必要があるな。

スタッフ1
スタッフ1

新しいジョブが登録されている。
緊急性の高いジョブかもしれない。すぐに確認して、取り掛かろう。

アドバイザー
アドバイザー

こうしてジョブマネージメントシステムを適切に利用することで、
プロジェクトの進捗管理をスムーズに進めることができます。
プロジェクトを進める上で、問題が発生し、進捗通りに進まないことは良くあることだと思います。
そうしたときでも、ジョブを見える化することで、問題に素早く的確な対応を取ることができ、
都度スケジュールを組み直すことができます。

まとめ
ジョブマネージメントシステムを使ってPDCAを回そう

まとめ
このようにジョブマネージメントシステムを利用することで、プロジェクトを効率よく管理することができます。
担当者は当日のジョブをダッシュボードで確認し、一日の計画を立てやすく
管理者は、ガントチャートでプロジェクトの進捗を一覧で見える化されているため
問題や課題に対して素早く対策を立てることができます。
これを毎日繰り返すことで、PDCAを回すことができるため、生産性の向上に繋がります。

OTHER 01
新開発しているアプリのリリースに向けてテストを実施することに
スタッフ2名とマネージャー1名で取り組んでいる
しかし1週間が経過して、スタッフの1名に遅れが出始めている
このままでは予定通り終わらないので、原因を突き止めて、改善しなければならない

Point
ジョブマネージメントシステムを利用することで、別の方法でも生産性を向上させることができます。
画像名
マネージャー

今月から、2人には新しく開発しているアプリのテストを行ってもらいます。
Aはユーザーサイドを、Bは管理者サイドをテストしてください。

スタッフA
スタッフA

わかりました。

スタッフB
スタッフB

新しくジョブを登録しないと

画像名
マネージャー

今日もガントチャートで進捗を確認しよう。
Aは順調に進んでいるようだが、Bは期限切れになってるな。

画像名
マネージャー

Bのジョブはどれくらい終了しているのだろう?
完了したものも含めて表示してみよう。

画像名
マネージャー

Aのガントチャートは、ジョブが細かく分割して登録されているけど、
Bのガントチャートは、前に指示したことをそのまま登録してるだけだな。
Bに進め方を確認しよう。

スタッフB
スタッフB

画面を見ながら、動作確認が必要そうなところからテストしています

画像名
マネージャー

それだと行き当たりばったりになってしまって、手戻りや漏れが発生してしまいます。
まずはテストのシナリオを作成して、
仕様書を作成、そしてテストデータを作成してからテストをします。
言われたことをそのまま取り組むのではなく、Aのように細分化して取り組みましょう。

スタッフB
スタッフB

Aのように、ジョブを細分化して登録してから、作業順序が明確になって効率が上がった。
何をやれば良いかすぐにわかるし、やり直しになることも減った。
これなら、期限内に終わりそうだ!

画像名
マネージャー

Bのジョブも順調にすすんでいるようです。

アドバイザー
アドバイザー

このようにジョブマネージメントシステムを利用することで、仕事の取り組み方を見ることができます
進捗が遅れているのには、必ずどこかに原因があります。
仕事の取組み方を見ることで、生産性の低い人と高い人の進め方を比較することができます。
生産性の高い人の進め方を参考にすることで、進捗状況の芳しくない人の生産性を向上させることができます。
仕事の取り組み方を見える化して、生産性を向上させていきましょう。

OTHER 02
一日の終わりに日報を送信

スタッフ1
スタッフ1

今日のジョブは一通り終了。
更新もしたので、あとは日報を送信して業務終了!

アドバイザー
アドバイザー

ジョブマネージメントシステムには日報機能もあります。
その日のジョブが表示され、それぞれにコメントをしたり、作業時間がわかるようになったりしています。
勤怠管理も可能なので、有効活用してください。